L’anagrafica condominiale, rappresenta il documento base relativo alla principali generalità dei soggetti componenti un condominio.
In tale registro vengono infatti contenuti i dati anagrafici degli intestatari di diritti reali o di godimento sulle unità immobiliari, ovvero nome, cognome, data e luogo di nascita dei titolari e codice fiscale.
Devono inoltre essere comprese informazioni circa residenza e /o domicilio, eventuali recapiti telefonici ed e-mail, ma soprattutto gli identificativi catastali dell’immobile, ovvero foglio, particella ed eventuale subalterno.
Nei registri sono previste inoltre informazioni relative alla sicurezza delle parti comuni al condominio, solitamente con la redazione, da parte dell’amministratore, di un inventario degli impianti esistenti, con relativa verifica del rispetto delle norme di sicurezza.
L’obbligatorietà del documento di anagrafica condominiale è sancito dal nuovo articolo 1130 n.6 del Codice Civile che impone al mandatario dei condomini d curare il mantenimento del registro di anagrafica condominiale e impone ai condomini che ogni variazione in essere dei dati debba essere comunicata all’amministratore in forma scritta entro il termine di sessanta giorni.
In tali obblighi di aggiornamento rientrano anche i casi in cui l’immobile venga ceduto in locazione,in quanto L’art. 13 della legge n. 431/98, specifica che il locatore debba necessariamente provvedere a registrare il contratto di locazione entro 30 giorni, dando successiva comunicazione al conduttore ed all’amministratore al fine di ottemperare agli obblighi di tenuta anagrafica sanciti dall’art.1130 del codice civile.
In caso di inadenpienza da parte dei condomini, nelle relative puntuali comunicazioni dei dati necessari per l’aggiornamento, l’amministratore ha il dovere di comunicare, a mezzo lettera raccomandata, le informazione mancanti e necessarie.
Scaduto il termine di 30 giorni, in caso di omesso o incompleto riscontro da parte degli inadempienti,l’ammonistratore potrà agire autonomamente, attivandosi al fine di reperire la documentazione mancante nelle modalità che riterrà più opportune nel rispetto dell’interesse generale del condominio,al fine di completare il registro nei, addebitandoil relativo costo delle spese sostenute esclusivamente ai condomini che sono risultati inadempienti.
L’articolo 1129, comma 2, del codice civile, sancisce infine l’obbligo all’amministratore, di dichiarare il luogo ove avviene la conservazione dei registri di anagrafica, nonchè di consentire la consultazione dei medesimi se richiesta dai condomini.
Qualora l’amministratore esprimesse un rifiuto alla consultazione alla consultazione del documento, potrebbe essere richiesta revoca del suo incarico in quanto tale comportamento, rappresenterebbe un’adempienza agli obblighi previsti dalla normativa.
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