21 Febbraio 2024 - Ore
Impresa

Perché la tua azienda deve perdere tempo con l’amministrazione aziendale?

Come gestire le ricevute carburante? Le ricevute carburante sono spesso un incubo amministrativo per le aziende, soprattutto quelle che comprendono […]

Come gestire le ricevute carburante?

Le ricevute carburante sono spesso un incubo amministrativo per le aziende, soprattutto quelle che comprendono flotte aziendali. Ogni ricevuta va raccolta, archiviata e registrata manualmente, e ciò comporta sprechi di tempo e denaro. L’utilizzo delle carte carburante permette un notevole risparmio in tutti i sensi, e una grandissima semplificazione degli step. Inoltre, passare a questo sistema è rapido e garantisce la cancellazione di tantissimi e inutili tempi morti.

Le carte carburante, uno strumento potente di risparmio

Tramite l’utilizzo della carta carburante, le transazioni vengono archiviate online in modo automatico, cancellando lo step della registrazione manuale. Questo meccanismo elimina errori umani e fa risparmiare tanto tempo. Inoltre, le carte carburante regalano strumenti di reportistica e monitoraggio, in  modo che si possa tenere traccia di costi e di eventuali sprechi, individuando percorsi migliori e scoprendo eventuali cattive condotte di alcuni conducenti.

La digitalizzazione dei documenti

Gestire i documenti è molto pesante per molte aziende di piccola e media dimensione. Anche l’archiviazione dei documenti cartacei richiede uno spazio fisico che molte aziende non hanno o non vogliono, giustamente, dedicare a questo. La digitalizzazione dei documenti li rende facilmente accessibili da qualsiasi luogo ed elimina ingombranti montagne di carta. I colleghi amministrativi e commerciali possono scambiare più velocemente i documenti, i quali sono protetti da sistemi di sicurezza migliori, perché l’accesso viene controllato.

Altre operazioni che si possono fare per snellire l’amministrazione

Digitalizzazione, automazione e passaggio all’utilizzo delle carte carburante sono tre ottimi modi per rendere l’amministrazione più snella ed economica, ma non bastano. Ecco altre buone prassi da mettere in atto:

  1. Gestione delle spese dei dipendenti, tramite situazioni automatizzate.
  2. Gestione delle risorse umane, tramite un attento monitoraggio.
  3. Contabilità e finanza: ogni transazione finanziaria va gestita con attenzione.
  4. Inventario: può essere gestito facilmente tramite sistemi di automazione.

Queste sono solo alcune idee, ma una volta messe in atto è facile trovare altre soluzioni per rendere la gestione sempre più pratica e priva di perdite di tempo e capitale.

Conclusioni sulle buone prassi per l’amministrazione aziendale

L’amministrazione aziendale è ansiogena solo se mal gestita. L’inefficienza può portare costi elevati e ridurre la produttività, ed è per questo che investire nell’automazione, nella digitalizzazione e in sistemi come le carte carburante può davvero contribuire ad una grande crescita aziendale e portare l’azienda nel futuro.

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